Libro Unico del Lavoro (LUL) / Note

ID 16488 | 27.04.2022 / Nota completa in allegato

Il libro unico del lavoro ha la funzione di documentare lo stato effettivo di ogni singolo rapporto di lavoro e rappresenta per gli organi di vigilanza lo strumento attraverso il quale verificare lo stato occupazionale dell’impresa.

Il datore di lavoro privato, a meno che non sia un datore di lavoro domestico, deve istituire e tenere il libro unico del lavoro, sul quale iscrivere i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi (con o senza progetto) e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo.

Il libro unico del lavoro si realizza mediante uno dei seguenti sistemi:

- elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, preventivamente numerati in ogni pagina e vidimati dall’Inail o da soggetti abilitati (tipografie)
- a stampa laser, con autorizzazione preventiva dell’Inail alla stampa e alla generazione della numerazione automatica; l’autorizzazione consente di vidimare il libro unico con stampa laser, utilizzando sia un tracciato pre-autorizzato dall’Inail alla casa di software che lo produce sia un tracciato elaborato dal datore di lavoro stesso
- su supporti magnetici o a elaborazione automatica dei dati, che garantiscano la consultabilità, la inalterabilità, la integrità dei dati, la sequenzialità cronologica. Questa modalità di tenuta è sottratta agli obblighi di vidimazione e autorizzazione dell’Inail.

La richiesta di autorizzazione alla vidimazione in stampa laser è presentata dalla Ditta o dall’intermediario (sempre a nome della ditta) tramite l’apposito servizio on line “Autorizzazione stampa laser” presente sul sito www.inail.it.

In caso di tenuta del libro unico su supporti magnetici o a elaborazione automatica dei dati, invece, bisogna fare comunicazione alla Direzione territoriale del lavoro prima della messa in uso, con indicazioni dettagliate delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.

Le registrazioni obbligatorie sul libro unico del lavoro devono avvenire entro la fine del mese successivo a quello di riferimento.

Il libro unico è tenuto e conservato, in alternativa, presso:

- la sede legale dell’impresa
- lo studio dei consulenti del lavoro o di altro professionista abilitato
- i servizi ed i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa.

Il datore di lavoro, i professionisti autorizzati o i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria che detengono il libro unico del lavoro hanno l'obbligo di conservarlo per la durata di cinque anni dalla data dell'ultima registrazione.

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Normativa di riferimento

Decreto-Legge 25 giugno 2008 n. 112 convertito con modificazioni dalla L. 6 agosto 2008, n. 133 (in SO n.196, relativo alla G.U. 21/08/2008, n.195).

Art. 39 Adempimenti di natura formale nella gestione dei rapporti di lavoro

1. Il datore di lavoro privato, con la sola esclusione del datore di lavoro domestico, deve istituire e tenere il libro unico del lavoro nel quale sono iscritti tutti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo. Per ciascun lavoratore devono essere indicati il nome e cognome, il codice fiscale e, ove ricorrano, la qualifica e il livello, la retribuzione base, l’anzianità di servizio, nonché le relative posizioni assicurative.

2. Nel libro unico del lavoro deve essere effettuata ogni annotazione relativa a dazioni in danaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro, compresi le somme a titolo di rimborso spese, le trattenute a qualsiasi titolo effettuate, le detrazioni fiscali, i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare, le prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali. Le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario devono essere indicate specificatamente. Il libro unico del lavoro deve altresi’ contenere un calendario delle presenze, da cui risulti, per ogni giorno, il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato, nonché l’indicazione delle ore di straordinario, delle eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite, delle ferie e dei riposi. Nella ipotesi in cui al lavoratore venga corrisposta una retribuzione fissa o a giornata intera o a periodi superiori é annotata solo la giornata di presenza al lavoro.

3. Il libro unico del lavoro deve essere compilato coi dati di cui ai commi 1 e 2, per ciascun mese di riferimento, entro la fine del mese successivo.

4. Il Ministro del lavoro, della salute e delle politiche sociali stabilisce, con decreto da emanarsi entro trenta giorni dalla data di entrata in vigore del presente decreto, le modalità e tempi di tenuta e conservazione del libro unico del lavoro e disciplina il relativo regime transitorio.

5. Con la consegna al lavoratore di copia delle scritturazioni effettuate nel libro unico del lavoro il datore di lavoro adempie agli obblighi di cui alla legge 5 gennaio 1953, n. 4.

6. La violazione dell’obbligo di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro di cui al comma 1 é punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 500 a 2.500 euro. L’omessa esibizione agli organi di vigilanza del libro unico del lavoro é punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 200 a 2.000 euro. I soggetti di cui all’articolo 1, quarto comma, della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che, senza giustificato motivo, non ottemperino entro quindici giorni alla richiesta degli organi di vigilanza di esibire la documentazione in loro possesso sono puniti con la sanzione amministrativa da 250 a 2000 euro. In caso di recidiva della violazione la sanzione varia da 500 a 3000.

7. Salvo i casi di errore meramente materiale, l’omessa o infedele registrazione dei dati di cui ai commi 1 e 2 che determina differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali é punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 150 a 1500 euro e se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori la sanzione va da 500 a 3000 euro. Ai fini del primo periodo, la nozione di omessa registrazione si riferisce alle scritture complessivamente omesse e non a ciascun singolo dato di cui manchi la registrazione e la nozione di infedele registrazione si riferisce alle scritturazioni dei dati di cui ai commi 1 e 2 diverse rispetto alla qualità o quantità della prestazione lavorativa effettivamente resa o alle somme effettivamente erogate. La violazione dell’obbligo di cui al comma 3 é punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 100 a 600 euro, se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori la sanzione va da 150 a 1500 euro. La mancata conservazione per il termine previsto dal decreto di cui al comma 4 é punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 100 a 600 euro. Alla contestazione delle sanzioni amministrative di cui al presente comma provvedono gli organi di vigilanza che effettuano accertamenti in materia di lavoro e previdenza. Autorità competente a ricevere il rapporto ai sensi dell’articolo 17 della legge 24 novembre 1981, n. 689 é la Direzione provinciale del lavoro territorialmente competente.

8. Il primo periodo dell’articolo 23 del testo unico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 30 giugno 1965, n. 1124 é sostituito dal seguente: “Se ai lavori sono addette le persone indicate dall’articolo 4, primo comma, numeri 6 e 7, il datore di lavoro, anche artigiano, qualora non siano oggetto di comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro di cui all’articolo 9-bis, comma 2, del decreto-legge 1° ottobre 1996, n. 510, convertito, con modificazioni, nella legge 28 novembre 1996, n. 608, e successive modificazioni, deve denunciarle, in via telematica o a mezzo fax, all’Istituto assicuratore nominativamente, prima dell’inizio dell’attività lavorativa, indicando altresi’ il trattamento retributivo ove previsto”.

9. Alla legge 18 dicembre 1973, n. 877 sono apportate le seguenti modifiche: a) nell’articolo 2, é abrogato il comma 3; b) nell’articolo 3, i commi da 1 a 4 e 6 sono abrogati, il comma 5 é sostituito dal seguente: “Il datore di lavoro che faccia eseguire lavoro al di fuori della propria azienda é obbligato a trascrivere il nominativo ed il relativo domicilio dei lavoratori esterni alla unità produttiva, nonché la misura della retribuzione nel libro unico del lavoro”; c) nell’articolo 10, i commi da 2 a 4 sono abrogati, il comma 1 é sostituito dal seguente: “Per ciascun lavoratore a domicilio, il libro unico del lavoro deve contenere anche le date e le ore di consegna e riconsegna del lavoro, la descrizione del lavoro eseguito, la specificazione della quantità e della qualità di esso”; d) nell’articolo 13, i commi 2 e 6 sono abrogati, al comma 3 sono abrogate le parole “e 10, primo comma”, al comma 4 sono abrogate le parole “3, quinto e sesto comma, e 10, secondo e quarto comma”.

10. Dalla data di entrata in vigore del presente decreto sono abrogati, fermo restando quanto previsto dal decreto di cui al comma 4:
a) l’articolo 134 del regolamento di cui al regio decreto 28 agosto 1924, n. 1422;
b) l’articolo 7 della legge 9 novembre 1955, n. 1122;
c) gli articoli 39 e 41 del testo unico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 1955, n. 797;
d) il decreto del Presidente della Repubblica 24 settembre 1963, n. 2053;
e) gli articoli 20, 21, 25 e 26 del testo unico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 30 giugno 1965, n. 1124;
f) l’articolo 42 della legge 30 aprile 1969, n. 153;
g) la legge 8 gennaio 1979, n. 8;
h) il regolamento di cui al decreto del Presidente della Repubblica 21 gennaio 1981, n. 179;
i) l’articolo 9-quater del decreto-legge 1° ottobre 1996, n. 510, convertito con modificazioni dalla legge 28 novembre 1996, n. 608;
j) il comma 1178 dell’articolo 1 della legge 27 dicembre 2006, n. 296;
k) il decreto ministeriale 30 ottobre 2002 pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 282 del 2 dicembre 2002;
l) la legge 17 ottobre 2007, n. 188;
m) i commi 32, lettera d), 38, 45, 47, 48, 49, 50, dell’articolo 1 della legge 24 dicembre 2007, n. 247;
n) i commi 1173 e 1174 dell’articolo 1 della legge 27 dicembre 2006, n. 296.

11. Dalla data di entrata in vigore del presente decreto trovano applicazione gli articoli 14, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40 del decreto legislativo 10 settembre 2003, n. 276 e successive modifiche e integrazioni.

12. Alla lettera h) dell’articolo 55, comma 4, del decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81, le parole “degli articoli 18, comma 1, lettera u)” sono soppresse.

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Decreto 9 luglio 2008

Modalita' di tenuta e conservazione del libro unico del lavoro e disciplina del relativo regime transitorio.

(GU n.192 del 18.08.2008)

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Art. 1. Modalità di tenuta

1. Fermo restando l’obbligo, in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati, la tenuta e la conservazione del libro unico del lavoro può essere effettuata mediante la utilizzazione di uno dei seguenti sistemi:

a) a elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l’Inail o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti appositamente autorizzati dall’Inail, in sede di stampa del modulo continuo;
b) a stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell’Inail, alla stampa e generazione della numerazione automatica;
c) su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilità, in ogni momento, anche la inalterabilità e la integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui all’art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; tali sistemi sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.

2. Ciascuna annotazione relativa allo stato di presenza o di assenza dei lavoratori deve essere effettuata utilizzando una causale precisamente identificata e inequivoca. In caso di annotazione tramite codici o sigle, il soggetto che cura la tenuta del libro unico del lavoro rende immediatamente disponibile, al momento della esibizione dello stesso, anche la decodificazione utile alla piena comprensione delle annotazioni e delle scritturazioni effettuate.

3. Fermi restando gli altri obblighi di cui ai commi 1 e 2 dell’art. 39 del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, la registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può avvenire con un differimento non superiore ad un mese, a condizione che di ciò sia data precisa annotazione sul libro unico del lavoro.

Art. 2. Gestione della numerazione unitaria per consulenti del lavoro e soggetti autorizzati

1. I consulenti del lavoro, i professionisti e gli altri soggetti di cui all’art. 1, commi 1 e 4, della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che siano autorizzati ad adottare un sistema di numerazione unitaria del libro unico del lavoro per i datori di lavoro assistiti devono:
a) ottenere delega scritta da ogni datore di lavoro, anche inserita nella lettera di incarico o documento equipollente;
b) inviare, in via telematica, all’Inail con la prima richiesta di autorizzazione, un elenco dei suddetti datori di lavoro e del codice fiscale dei medesimi;
c) dare comunicazione, in via telematica, all’Inail, entro 30 giorni dall’evento, della avvenuta acquisizione di un nuovo datore di lavoro e della interruzione di assistenza nei confronti di uno dei datori di lavoro già comunicati ai sensi della precedente lettera b).

Art. 3. Luogo di tenuta e modalità di esibizione

1. Il libro unico del lavoro è conservato presso la sede legale del datore di lavoro o, in alternativa, presso lo studio dei consulenti del lavoro o degli altri professionisti abilitati o presso la sede dei servizi e dei centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa, ai sensi e per gli effetti dell’art. 5, comma 1, della legge 11 gennaio 1979, n. 12.

2. Il libro unico del lavoro deve essere tempestivamente esibito agli organi di vigilanza nel luogo in cui si esegue il lavoro, quando trattasi di sede stabile di lavoro, anche a mezzo fax o posta elettronica, dal datore di lavoro che lo detenga nella sede legale. In caso di attività mobili o itineranti, le cui procedure operative comportano lo svolgimento delle prestazioni lavorative presso più luoghi di lavoro nell’ambito della stessa giornata o sono caratterizzate dalla mobilità dei lavoratori sul territorio, il libro unico del lavoro deve essere esibito, dal datore di lavoro che lo detenga nella sede legale, entro il termine assegnato nella richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza.

3. I consulenti del lavoro e gli altri professionisti abilitati, nonché i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria di cui all’art. 1, comma 4, della legge 11 gennaio 1979, n. 12, devono esibire il libro unico del lavoro dagli stessi detenuto non oltre quindici giorni dalla richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza.

Art. 4. Elenchi riepilogativi mensili

1. A richiesta degli organi di vigilanza, in occasione di un accesso ispettivo, i datori di lavoro che impiegano oltre dieci lavoratori od operano con più sedi stabili di lavoro ed elaborano il libro unico del lavoro con uno dei sistemi di cui all’art. 1, comma 1, del presente decreto, devono esibire elenchi riepilogativi mensili del personale occupato e dei dati individuali relativi alle presenze, alle ferie e ai tempi di lavoro e di riposo, aggiornati all’ultimo periodo di registrazione sul libro unico del lavoro, anche suddivisi per ciascuna sede.

2. Il personale ispettivo ha facoltà di richiedere gli elenchi riepilogativi mensili relativi ai cinque anni che precedono l’inizio dell’accertamento, avendo cura di verificare, nel caso concreto, la materiale possibilità di realizzazione e di esibizione degli stessi da parte del datore di lavoro, del consulente del lavoro o della associazione di categoria di cui all’art. 1, comma 4, della legge 11 gennaio 1979, n. 12.

Art. 5. Sede stabile di lavoro e computo dei lavoratori

1. Ai fini della corretta applicazione delle disposizioni di cui agli articoli 3 e 4 del presente decreto si considera «sede stabile di lavoro» qualsiasi articolazione autonoma della impresa, stabilmente organizzata, che sia idonea ad espletare, in tutto o in parte, l’attività aziendale e risulti dotata degli strumenti necessari, anche con riguardo alla presenza di uffici amministrativi.

2. Ai fini del calcolo dei lavoratori di cui all’art. 39, comma 7, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112 e all’art. 4 del presente decreto, si computano i lavoratori subordinati, a prescindere dall’effettivo orario di lavoro svolto, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo, che siano iscritti sul libro unico del lavoro e ancora in forza.

Art. 6. Obbligo di conservazione

1. Il datore di lavoro ha l’obbligo di conservare il libro unico del lavoro per la durata di cinque anni dalla data dell’ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in materia di protezione dei dati personali.

2. L’obbligo di cui al comma 1 è esteso ai libri obbligatori in materia di lavoro dismessi in seguito all’entrata in vigore della semplificazione di cui all’art. 39 del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112 e alle disposizioni del presente decreto.

Art. 7. Regime transitorio e disposizioni finali

1. Fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008 i datori di lavoro, in via transitoria, possono adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta del libro unico del lavoro, secondo le disposizioni dettate dall’art. 39 del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112 e dal presente decreto, mediante la corretta e regolare tenuta del libro paga, nelle sue sezioni paga e presenze o del registro dei lavoranti e del libretto personale di controllo per i lavoranti a domicilio, debitamente compilati e aggiornati.

2. Dalla data di entrata in vigore del presente decreto le disposizioni normative ancora vigenti che fanno richiamo ai libri obbligatori di lavoro o ai libri di matricola e di paga, devono essere riferite al libro unico del lavoro, per quanto compatibile.

3. Il libro matricola e il registro d’impresa s’intendono immediatamente abrogati.

....segue in allegato

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