1. Non usare l'e-mail per alcun proposito illegale o non etico.

2. Non diffondere né spam né messaggi appartenenti a catene di S. Antonio.

3. Includere sempre l'argomento del messaggio in modo chiaro e specifico; non inviare mai e-mail prive del campo "oggetto".

4. Mantenere la privacy dei mittenti/destinatari, cancellando dal testo l'eventuale indirizzo di posta elettronica del mittente (se si inoltra una e-mail quando il destinatario non dovesse conoscere il mittente originale) e utilizzando la casella Bcc o Ccn (e non quella A o Cc) se si deve inviare la stessa e-mail a destinatari che non si conoscono tra loro.

5. Fare molta attenzione all'ortografia e alla grammatica del proprio messaggio.

6. Non insultare e non fare uso indiscriminato di parole scritte in maiuscolo, punti di esclamazione o punti interrogativi ripetuti.

7. La dimensione del messaggio da inviare non deve essere troppo grande (al posto di allegati di grandi dimensioni si possono inserire nel testo del messaggio dei link a tali risorse reperibili in altro modo, per esempio via FTP o HTTP); bisogna tenere presente che la dimensione massima ammessa per gli allegati può essere diversa in base al provider di posta utilizzato. Eventualmente è meglio concordare col destinatario le modalità di invio di allegati pesanti.

8. Gli allegati devono essere di formati diffusi e aperti (come .pdf o .jpeg/png per le immagini) in modo da essere facilmente apribili con i dispositivi e i sistemi operativi più diffusi, già settati per la stampa, ed eventualmente compressi con programmi nativi del sistema operativo.

9. Non allegare file con nomi eccessivamente lunghi o che contengono caratteri particolari come quelli di punteggiatura o lettere con segni diacritici, in quanto potrebbero creare problemi con alcune piattaforme.

10. Non impostare indiscriminatamente, per qualsiasi messaggio, il flag di importante e/o urgente.

11. Scrivere in modo semplice e diretto, con periodi brevi e andando a capo spesso perché gli spazi bianchi delle interlinee aiutano la lettura.

12. Formulare in maniera gentile e rispettosa il contenuto della propria e-mail.

13. Salvare il proprio messaggio in bozza quando quest'ultimo viene scritto di getto, per poi rileggerlo successivamente e se necessario modificarlo prima di inviarlo.

14. Leggere il proprio messaggio più  volte prima di inviarlo e dimostrare di avere almeno letto il messaggio del mittente approfonditamente prima di dare risposte.

15. Non dimenticare una formula di saluto al/alla destinatario/a all'inizio della e-mail.

16. Firmare sempre con il proprio nome alla fine del messaggio, a meno che la firma non sia già inclusa nell'oggetto.

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