Vademecum per l’implementazione delle linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

AGID Ottobre 2022

Le nuove Linee Guida AgID sul documento informatico, entrate in vigore il 1 gennaio 2022, hanno contribuito a rafforzare ed omogenizzare il quadro normativo di riferimento per la produzione, gestione e conservazione dei documenti informatici. La loro corretta applicazione richiede un forte impegno da parte di tutte le pubbliche amministrazioni che sono chiamate a rendere effettivi e consolidati i principi enunciati nel Codice dell’Amministrazione Digitale. Al fine di approfondire il contesto di applicazione delle norme, l’Agenzia per l’Italia Digitale si è fatta promotrice dell’attivazione di un tavolo di lavoro, in sostanziale continuità con il Gruppo di lavoro sui Poli di Conservazione che nel giugno 2021 aveva prodotto il documento Definizione di un modello di riferimento per i Poli di conservazione. Il mandato del nuovo tavolo è stato quello di indagare sui diversi aspetti innovativi delle Linee Guida.

Per rendere più agevole l’approfondimento dei diversi ambiti e per velocizzare la produzione dei documenti conclusivi, il Gruppo si è ulteriormente suddiviso in tre sottogruppi che hanno curato rispettivamente:

Gruppo 1: Metadati, segnatura di protocollo e interoperabilità
Gruppo 2: Conservazione di basi di dati
Gruppo 3: Interoperabilità tra erogatori di servizi di conservazione

Il Gruppo 1 ha, inoltre, approfondito le problematiche legate all’applicazione delle Linee Guida mediante la somministrazione di una indagine conoscitiva rivolta ad un campione di Enti Pubblici. In attesa dei riscontri acquisiti dal questionario, che si ritiene potranno fornire un quadro di contesto aderente alla situazione reale, si è considerato opportuno elaborare un primo documento di approfondimento, suscettibile certamente di integrazioni e modifiche, che potesse stimolare un confronto sulle diverse esperienze e dare utili spunti di riflessione agli Enti interessati. Le Linee Guida rappresentano un riferimento normativo nel percorso, complesso e sfidante, per la transizione al digitale, che è a sua volta un aspetto, altrettanto sfidante, per la crescita delle Amministrazioni Pubbliche. La condivisione delle risorse e le sinergie possono rendere meno oneroso il percorso e più realizzabili gli obiettivi del legislatore.

Sommario

PREFAZIONE
OBIETTIVI DEL VADEMECUM
INDICE DELLE ABBREVIAZIONI
LA CATEGORIZZAZIONE DEI RUOLI E CORRISPONDENTI
PUBBLICA AMMINISTRAZIONE ITALIANA (PAI) PRESENTE SU IPA
PERSONA FISICA (PF)
PERSONA GIURIDICA (PG)
PUBBLICA AMMINISTRAZIONE ESTERA (PAE)
LA CATEGORIZZAZIONE DEI FASCICOLI
GESTIONE DELLA METADATAZIONE
IL SIGILLO
LE NUOVE REGOLE DI INTEROPERABILITÀ TRA PP.AA.
LE REGOLE DI PROCESSAMENTO
RACCOMANDAZIONI PER UN CORRETTO PROCESSO DI GESTIONE DOCUMENTALE COERENTE CON
IL QUADRO NORMATIVO
LA “NUOVA” SEGNATURA
IL SERVIZIO WEB PER L’INTEROPERABILITÀ TRA LE PP.AA.
L’ANNULLAMENTO DI UNA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO
L’INVIO IN CONSERVAZIONE DEI REGISTRI GIORNALIERI DI PROTOCOLLO
MAPPATURA DEI METADATI PREVISTA DALL’ALLEGATO 5 ALLE LINEE GUIDA SULLA FORMAZIONE,
GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI, CON RIFERIMENTO AL DOCUMENTO
AMMINISTRATIVO INFORMATICO APPLICATO AL VERSAMENTO DEI REGISTRI GIORNALIERI DI
PROTOCOLLO

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